Welke papierversnipperaar past bij jouw behoeften? Zo maak je de juiste keuze

Of je nu thuis werkt, op een kantoor, in een logistieke backoffice of bij een bedrijf met veel papierwerk: op een gegeven moment moet vertrouwelijke informatie écht goed vernietigd worden. Een papierversnipperaar lijkt dan misschien een simpele aankoop, maar in de praktijk blijkt dat veel bedrijven worstelen met de vraag: welk model past nou echt bij ons gebruik?

Te klein, en je staat continu vastgelopen papier los te trekken. Te groot, en je betaalt onnodig veel voor capaciteit die je niet gebruikt. In deze blog lees je waar je op moet letten om een papierversnipperaar te kiezen die aansluit bij jouw behoeften.

Waarom investeren in de juiste papierversnipperaar?

Bedrijven verwerken dagelijks vertrouwelijke documenten: van personeelsgegevens en klantinformatie tot facturen en contracten. Deze mogen volgens de AVG-wetgeving niet zomaar bij het oud papier. De AVG-wetgeving verplicht bedrijven om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens, óók wanneer je ze niet meer nodig hebt. Dit betekent dat documenten met persoonlijke informatie niet zomaar in de prullenbak gegooid mogen worden. Denk hierbij aan sollicitatieformulieren, personeelsdossiers, pakbonnen met klantgegevens of oude contracten. Een goede papierversnipperaar voorkomt het lekken van gegevens en zorgt voor vertrouwen binnen een bedrijf.

Hoeveel documenten ga ik vernietigen?

• Licht gebruik: tot 20 vellen per dag. Geschikt voor kleine kantoren of ZZP’ers.
• Gemiddeld gebruik: 20-100 vellen per dag. Ideaal voor een kantoor of afdelingen met meerdere gebruikers
• Intensief gebruik: >100 vellen per dag. Denk aan HR-afdelingen, logistieke administratie of commerciële teams.

Let op: fabrikanten geven vaak het aantal vellen per keer aan. Kijk ook naar de doorloopsnelheid en de inhoud van de opvangbak. Niets zo vervelend als om de haverklap de opvangbak te moeten legen.

Welk niveau past bij jouw gebruik?

Een papierversnipperaar kies je niet alleen op capaciteit of snelheid. Misschien wel belangrijker is het veiligheidsniveau. Oftewel: hoe goed worden je documenten écht vernietigd?
Papierversnipperaars worden ingedeeld volgens zogeheten P-niveaus. Hoe hoger het P-niveau, hoe kleiner de snippers en hoe veiliger de vernietiging. Vooral als je werkt met persoonsgegevens of gevoelige informatie is dat cruciaal. Sterker nog: volgens de AVG-wetgeving ben je als bedrijf verplicht om zulke gegevens zorgvuldig te vernietigen. Een laag P-niveau is dan niet voldoende.

Wat betekenen die P-niveaus precies?

• P-1 / P-2: Snijdt papier in brede stroken. Geschikt voor niet-vertrouwelijke documenten.
  
• P-3: Iets fijner, maar nog steeds herleidbaar. Voor intern gebruik zonder persoonsgegevens.
  
• P-4: Fijne snippers (4×40 mm). Voldoet aan AVG-richtlijnen. Ideaal voor facturen, personeelsdossiers en klantgegevens.
  
• P-5: Microsnippers (2×15 mm). Geschikt voor zeer vertrouwelijke info zoals medische, juridische of HR-documenten.

Dus: Welk veiligheidsniveau heb ik nodig?

Gaat het alleen om intern papierwerk zonder gevoelige data? Dan volstaat P-2 of P-3.
Verwerk je persoonsgegevens? Kies dan minimaal voor een P-4 papierversnipperaar. Zo voldoe je aan de AVG en voorkom je datalekken.
Heb je te maken met zeer gevoelige info? Ga voor P-5 of hoger voor maximale gegevensbeveiliging.

Tip: twijfel je tussen twee niveaus? Neem het zekere voor het onzekere. Een iets hoger P-niveau voorkomt problemen én geeft rust in je werkomgeving.

Wat als ik meer dan alleen papier wil versnipperen?

Bij het kiezen van een papierversnipperaar denkt men automatisch aan het vernietigen van losse A4’tjes. Maar in de praktijk worden er vaak stapels aan papieren tegelijkertijd vernietigd. Sommige modellen kunnen ook andere dingen vernietigen:

Nietjes en paperclips, Bij veel documenten is het onpraktisch om deze eerst te verwijderen.

Creditcards of pasjes, Vooral in financiële en commerciële omgevingen komt dit regelmatig voor.

Cd’s of dvd’s, Voor het vernietigen van Cd’s of dvd’s is een speciale invoer en sterker snijmechanisme nodig.

Niet alle papierversnipperaars zijn hiervoor geschikt. Controleer daarom altijd in de specificaties of het model aansluit op jouw wensen.

Denk ook aan onderhoud

Een papierversnipperaar moet niet alleen goed snipperen, maar ook makkelijk in gebruik zijn én lang meegaan.

Onderhoud is hierbij van belang. Regelmatig smeren houdt de messen scherp en voorkomt storingen. Dat kan met papierversnipperaarolie of nog makkelijker: met olievellen die je gewoon als papier invoert.

Bij regelmatig gebruik is het verstandig om één keer per maand te oliën, bij intensief gebruik vaker.

Weet je nu welk type papierversnipperaar bij jouw gebruik past, maar wil je zeker weten of je de juiste kiest? Bekijk ons assortiment of neem contact op voor persoonlijk advies. Wij denken graag met je mee.