Ga jij je magazijnvoorraad tellen? Wij helpen jou om dit zo efficiënt mogelijk te doen!

Het einde van het boekjaar betekent voor veel bedrijven hetzelfde: de grote voorraadtelling. Een tijdrovende klus die vaak gepaard gaat met stress, fouten en veel extra manuren. Toch hoeft een inventarisatie niet onnodig ingewikkeld te zijn. Met de juiste voorbereiding en de juiste hulpmiddelen kan je jouw voorraad efficiënt, snel en foutloos tellen.

Waarom is een goede voorraadtelling belangrijk?

Een accurate telling is niet alleen noodzakelijk voor de boekhouding, maar geeft ook inzicht in de logistieke processen van je bedrijf. Denk aan:

• Betrouwbare financiële rapportages - de waarde van de voorraad bepaalt direct de winst- en verliesrekening.
• Inzicht in voorraadverschillen - afwijkingen tussen administratief en fysiek voorraadniveau worden zichtbaar.
• Betere voorraadplanning - een actuele voorraadstand helpt bij het voorkomen van tekorten of overschotten.

Kortom: een gestructureerde inventarisatie levert je niet alleen cijfers op, maar ook kansen om je processen te verbeteren.

Stap 1: Begin met een plan

Een voorraadtelling wordt vaak onderschat. Door een te ambitieuze planning kan het zijn dat een telling niet op tijd klaar is of dat er door gehaast te snel fouten worden gemaakt. Het maken van een duidelijk plan zorgt ervoor dat je meer controle op je telling hebt.

• Bepaal de telmethode: ga je alles in één keer tellen (permanente sluiting) of kies je voor een cyclustelling waarbij je delen van de voorraad verspreid over de tijd telt?
• Maak een tellingstructuur: verdeel het magazijn in duidelijke zones en wijs medewerkers verantwoordelijkheden toe.
• Bereid je administratie voor: zorg dat artikelgegevens en locaties up-to-date zijn, zodat tellers direct de juiste informatie hebben.

Stap 2: Werk met de juiste hulpmiddelen

Het tellen van duizenden kleine onderdelen of producten met variabele gewichten kan enorm tijdrovend zijn. Gelukkig zijn er manieren om sneller tot een accurate telling te komen.

Telweegschalen: sneller en foutloos tellen

Telweegschalen zijn onmisbaar bij het inventariseren van kleine onderdelen zoals bouten, moeren of verpakkingsmaterialen. Je legt een aantal stuks op de schaal, de weegschaal berekent automatisch het gewicht per stuk en vervolgens tel je grote hoeveelheden in enkele seconden. Dit voorkomt menselijke fouten en versnelt het telproces aanzienlijk.

Om een nauwkeurige meting te doen is een referentiehoeveelheid van 10 stuks veelal gebruikelijk. Dat betekent dat je 10 stuks van je product weegt en op basis hiervan de volledige voorraad kan tellen. Mochten de gewichten onderling sterk in gewicht verschillen dan is het verstandig om een referentiegewicht van 20 tot 100 stuks te pakken.

Een eenvoudige telweegschaal is vaak al goed voor het tellen van je voorraad schroeven of andere kleine producten. Deze eenvoudige telweegschalen hebben een intuïtieve bediening via het toetsenbord waardoor iedereen er snel mee kan werken.

Professionele telweegschalen hebben drie afzonderlijke displays voor referentiegewicht, totaalgewicht van alle onderdelen en voor totaal aantal onderdelen. De handige extra’s zoals geïntegreerde geheugenfuncties zorgen ervoor dat deze vooral voor het echte precisiewerk en herhalend wegen ideaal zijn.

Andere benodigdheden om efficiënt te tellen

Naast telweegschalen zijn er nog meer producten die je voorraadtelling soepeler en veiliger laten verlopen:

• Magazijnbakken en stapelbakken - houden artikelen overzichtelijk gescheiden en maken het tellen per artikelsoort eenvoudiger.
• Labelprinters en etiketten - duidelijke labeling van voorraadlocaties voorkomt verwarring en vergissingen. 
• Magazijnwagens - handig voor het verzamelen en verplaatsen van producten tijdens de telling.
• Palletwagens - om zware pallets of bulkgoederen snel naar de telplek te brengen.
• Veiligheidskleding – het is belangrijk om goed zichtbaar te zijn in het magazijn. Daarnaast is het gebruik van veiligheidsschoenen vaak een vereiste.

Stap 3: Zorg voor controle en validatie

Na de telling is controle essentieel. Hoe precies je ook geteld hebt, vergissen of vertellen is menselijk. Vooral bij grote voorraadtellingen is de kans dat iets fout gaat groot.

• Laat een tweede persoon steekproefsgewijs hertellen.
• Vergelijk de resultaten met de administratieve voorraad.
• Noteer verschillen direct en analyseer waar deze door worden veroorzaakt (bijv. beschadigingen, verkeerde registratie, diefstal).

Stap 4: Evalueer en verbeter

Een voorraadtelling is meer dan een verplichte handeling voor de accountant. Het is ook een manier om zelf inzicht te krijgen op je voorraden, hoe eventuele hiaten plaats hebben kunnen vinden en hoe deze te voorkomen zijn. Zie het als een kans om processen te optimaliseren. Stel jezelf de vragen:

• Hebben we de voorraadtelling op de juiste manier ingestoken?
• Welke artikelen veroorzaken de meeste afwijkingen?
• Zijn de voorraadlocaties logisch ingedeeld?
• Welke hulpmiddelen kunnen we volgend jaar extra inzetten voor meer efficiëntie?

Conclusie

Een succesvolle voorraadtelling voor het einde van het boekjaar staat of valt met een goede voorbereiding en de juiste hulpmiddelen. Met slimme oplossingen zoals telweegschalen en magazijnbenodigdheden kun je de klus niet alleen sneller klaren, maar ook betrouwbaarder uitvoeren. Dat bespaart tijd, vermindert fouten en zorgt voor een heldere afsluiting van het boekjaar.